Wenn ein Unternehmen seine Flottenfahrzeuge am Ende der Leasingdauer zurückgibt, wird der Zustand des Fahrzeugs häufig zum Streitpunkt. Kratzer, Dellen oder übermässiger Verschleiss können zu erheblichen Nachforderungen führen. Denn vertraglich haftet immer die Leasingnehmerin – also das Unternehmen – für den vereinbarten Zustand des Fahrzeugs bei Rückgabe. Der Leasingvertrag enthält meist klare Vorgaben zum Fahrzeugzustand und zur maximalen Kilometerleistung. Weicht das Fahrzeug davon ab, drohen Zusatzkosten.

Während grössere Schäden in der Regel durch die Vollkaskoversicherung abgedeckt sind, beginnt die juristische Grauzone bei der sogenannten „übermässigen Abnutzung“. Was als normale Nutzung gilt und was bereits einen Schaden darstellt, ist oft Auslegungssache. Fehlen klare Definitionen im Vertrag, entscheiden häufig Gutachten oder – im Streitfall – ein Gericht. Orientierung bieten die Abnutzungsstandards des Schweizerischen Leasingverbands, die als Branchenrichtlinie dienen können.

Doch kann ein Unternehmen diese Kosten an seine Mitarbeitenden weitergeben, wenn die Abnutzung oder Beschädigung auf deren Verhalten zurückzuführen ist? Grundsätzlich ja – aber nur, wenn sich der konkrete Verursacher nachweisen lässt. Wurde das Fahrzeug einer bestimmten Person zugeteilt, ist ein Verschulden meist leichter nachzuweisen. Wird das Fahrzeug hingegen von mehreren Mitarbeitenden genutzt, wird es ohne Fahrtenbuch, Zustandsprotokolle oder Fotobelege schwierig, eine klare Verantwortung festzulegen.

Noch komplizierter wird es bei einer überschrittenen Laufleistung. Nur wenn sich eine übermässige Privatnutzung nachweisen lässt, kann eine Haftung des Mitarbeitenden infrage kommen – was in der Praxis selten gelingt.

Um Streitigkeiten und Kostenfallen vorzubeugen, sollten Unternehmen präventiv handeln. Ein detailliertes Flotten- oder Fahrzeugreglement schafft klare Regeln: Wer darf fahren, wie werden Schäden dokumentiert, wie wird die Privatnutzung geregelt? Ergänzt durch strukturierte Prozesse für Kontrolle und Dokumentation lassen sich so Haftungsrisiken deutlich verringern.

Je klarer die Vorgaben und je konsequenter das Flottenmanagement, desto besser können Unternehmen im Schadenfall argumentieren – und desto geringer ist das Risiko, auf teuren Leasingkosten sitzenzubleiben.

Hinweis: Den vollständigen Fachbeitrag mit rechtlichen Einschätzungen, Praxisbeispielen und Handlungsempfehlungen lesen Sie in der kommenden Printausgabe 06/25 von aboutFLEET.