Text / Bilder: Rafael Künzle

Flottenmanager haben heutzutage mit einer Vielzahl von Verträgen zu tun. Ein Minimum an juristischem Basiswissen ist unerlässlich, um aktiv und positiv Einfluss auf die Vertragsgestaltung zu nehmen. Doch längst nicht jeder oder jede ist beim Thema Vertragsrecht à jour. Aus diesem Grund lancierte der Schweizer Mobilitätsverband in Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Jürg Bühlmann  eine zweiteilige Modulreihe.
 

Man habe sich für eine physische Durchführung entschieden, um den direkten Austausch zu fördern, erläuterte Ralf Käser, Vorstand Schweizer Mobilitätsverband sffv, zum Auftakt im Belhotel du Parc in Baden (AG). Eine weise Entscheidung, sollte die anschliessende Einführung in die Grundlagen des Vertragsrechts für Flotten und Mobilitätsmanager für reichlich Diskussionsstoff sorgen.
 

Bühlmann veranschaulichte zu Beginn die Schulungsziele sowie die Definition und Voraussetzungen eines Vertrages, ehe er sich dessen Aufbau widmete. Das Grundschema sollte gemäss dem Experten über vier Hauptpunkte verfügen: eine Präambel, den Vertragsgegenstand, die Hauptleistungen sowie Schlussbestimmungen.
 

Anschliessend standen die einzelnen Schritte beim Vertragsprozess auf der Traktandenliste. Angefangen beim ersten Entwurf bis hin zur Unterzeichnung oder einer allfälligen Vertragskündigung. Für angeregte Diskussionen sorgte der Sonderfall «AGB». Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen führen oft zu sogenannten «battles of the forms», wobei beide Parteien ihre AGB zur Anwendung bringen wollen. Bühlmann empfahl diesbezüglich, besonders wichtige Punkte möglichst im Hauptvertrag festzuhalten.
 

Beim Thema Vertragsklauseln erläuterte der Rechtsanwalt wichtige Aspekte wie Haftung, Schadenersatz, Leistungsverzug, Konventionalstrafe oder «Force Majeure», der höheren Macht. Auch die wichtigsten Vertragsarten, welchen Flotten- und Mobilitätsmanager im Alltag begegnen, deren Anwendungsbereich und Charakteristik wurde thematisiert. Dazu zählen neben Kauf und Leasing auch der Werk- und Rahmenvertrag.
 

Während des Halbtages gab Bühlmann den Teilnehmenden zahlreiche praktische Tipps bei der Ausarbeitung von Verträgen mit auf den Weg. Dazu zählten unter anderem:

-Das Erstellen von Musterverträgen

-Die interne Zusammenfassung wichtiger Punkte mittels Checkliste für bevorstehende Vertragsverhandlungen

-Eine von Beginn an offene Kommunikation mit Vertragspartnern über wichtige / kritische Punkte

-Das Festhalten von wichtigen / kritischen Punkten sollte bereits in einem Termsheet erfolgen

-Wichtige Punkte sollten möglichst detailliert festgehalten werden, insbesondere wenn ausländisches Recht angewendet wird

-Sollte ein Rechtsberater beigezogen werden, empfiehlt es sich, dies frühzeitig zu tun
 

Zum Abschluss erhielten die Teilnehmenden einen Einblick ins Vertragsmanagement und in ein mögliches Konzept zur Effizienzsteigerung im Umgang mit Verträgen. Dieses umfasst sieben Phasen:

1. Verträge inkl. Vertragsbestandteile erfassen zwecks Bestandesaufnahme / Vollständigkeit
2. Verträge kategorisieren als Grundlage für Vertragsanalyse und Ablage, Katalogisierung / Nummerierung
3. Verträge systematisch ablegen zur Datensicherung, Übersichtlichkeit, Auffindbarkeit, Zugriffsregelung
4. Verträge analysieren zwecks Aufzeigens von Handlungsbedarf, Identifikation von Schlüsselkriterien
5. Schlüsselkriterien definieren zwecks Zuordnung (z.B. Laufzeit, Fristen, Konditionen etc).
6. Schlüsselkriterien im Vertragsmanagement abbilden zum Aufbau und Sicherstellen von Funktionalität
7. Vertragsmanagement kontinuierlich unterhalten zwecks Aktualität und Verlässlichkeit
 

Gegen 17 Uhr neigte sich das erste Modul seinem Ende zu, wobei Bühlmann und ein Grossteil der Teilnehmenden in Kürze wieder zusammenkommen werden: Am 21. Oktober 2020 um 13:30 Uhr findet am gleichen Ort das Modul 2 «Fuhrparkspezifische Verträge» statt. Weitere Infos zur Anmeldung finden Sie unter folgendem Link: www.sffv.ch/aktuell/jahresprogramm/detail/mobilitaets-seminar-vertragsrecht-fuer-flotten--mobilitaetsmanager-modul-2