Die Nutzung von Dienstwagen im Urlaub hängt von dem jeweiligen Fuhrpark und den firmenspezifischen Regelungen ab. Generell ist die Nutzung eines Dienstwagens im Ausland aus einer steuerlichen Sicht unbedenklich, da hier meistens die 1% Methode greift. Hierbei gibt es die Pflicht diese Reisen bzw. Fahrten nach der Fahrtenbuchmethode zu versteuern und einzutragen. 

Jedoch passiert es oft, dass die Nutzung im Urlaub zu erhöhten Kosten für den Fuhrpark führen, vor allem hohe Tankkosten, Posten für Autobahnvignette oder Fährverbindungen spielen diesbezüglich eine Rolle. 

Die Absolvierung weiter Strecken während des Urlaubs erhöht zudem die Jahres-Kilometerleistung des Fahrzeugs und kann schnell die Freigrenze eines Leasing Vertrags überschreiten. 

Um dies zu vermeiden und eine allgemeine Richtlinie im Fuhrpark aufzusetzen sollte jeder Fuhrparkleiter eine schriftliche Dienstwagenregelung aufsetzen, die auch Situationen wie den Urlaub und die Freizeit mit einbezieht. 

Dienstwagenregelung für den Fuhrpark 

Jeder Mitarbeiter, der Zugang zu einem Firmenfahrzeug hat, erhält bei der Übergabe einen Überlassungsvertrag, in dem alle Bereiche beschrieben werden sollten, die den Gebrauch des Dienstwagens, auch im Rahmen von Urlaub und Freizeit, mit einbezieht und regelt. Dies können zum Beispiel die Nutzung des Fahrzeuges in der Freizeit sein, Übernahme von Reisenebenkosten, Einschränkungen für bestimmte Länder, Privatfahrten Definition, oder auch die Häufigkeit der Nutzung für Urlaubsreisen. 

Oftmals wird in der Dienstwagenregelung auch die Nutzung von Tankkarten im Ausland eingebracht. Fuhrparkleiter haben hier die Möglichkeit, trotz der 1% Versteuerung Regelung die Übernahme von Tankkosten besonders im Ausland und der Freizeit auszuschliessen. Tankkarten können zur Nutzung generell im Ausland gesperrt werden, was auch aus einer betriebswirtschaftlichen Sicht Sinn macht, da hier keine Umrechnungskurse etc. beachtet werden müssen, und Tankkosten sind im Ausland meistens höher und Discounts von Tankkarten greifen nicht.

Einschränkungen bei der Nutzung des Dienstwagens im Urlaub

Neben den Tankkarten gibt es aber noch weitere Einschränkungen, die beim Gebrauch eines Dienstwagens im Urlaub beachtet werden müssen: 

Länder- Einschränkungen

In vielen Fällen gibt es bei Leasing Fahrzeugen bestimmte Richtlinien des Leasinggebers für Auslandsreisen, an denen sich Fuhrparkleiter orientieren können. Diese können Sie dann auch in der Dienstwagenregelung für die Länder-Einschränkung erfassen. 

Nutzungsbeschränkungen für Fahrer

Durch die Nutzungsbeschränkung können Sie die Anzahl der Fahrer einschränken und so auch verhindern, dass die Dienstwagen unnötig privat gefahren werden. Hier können zum Beispiel die Ehepartner als zusätzliche Fahrer eingefügt werden, andere Personen jedoch nicht, oder aber die Fahrzeuge werden für mehrere Personen freigegeben. 

Kilometerbegrenzungen für Privatfahrten

Auch die Kilometerleistung können Sie durch die Dienstwagenregelung einschränken. Hierbei kann sich die Einschränkung auf das Jahr oder aber auch auf den Monat beziehen. Werden diese Grenzen überschritten müssen in vielen Unternehmen die Arbeitnehmer für zusätzliche Kilometer mit einem Privatanteil pro Kilometer bezahlen. (rk/pd)

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