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Compliance in internationalen Fuhrparks
Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften in einem Land kann für Flottenmanager bereits eine Herausforderung sein, wenn es darum geht, den Überblick über wichtige Richtlinien wie Führerscheinkontrollen, Unfallverhütungsvorschriften oder Bussgeld Management zu behalten. Wie können Sie also Compliance in Ihrem internationalen Fuhrpark umsetzen? Die Schweizer Fuhrparksoftware Spezialisten von Avrios haben sich dem Thema auf ihrem Blog kürzlich angenommen.
Um mit den gesetzlichen Anforderungen auf verschiedenen Ebenen in Bezug auf Ihre Flotte, Fahrzeuge und Fahrer Schritt zu halten, ist es zunächst wichtig, sich bewusst zu machen, welche Unterschiede andere Länder in Bezug auf die Compliance verlangen und wo Sie möglicherweise zusätzliche Prozesse implementieren müssen.
In Deutschland müssen Fuhrparkleiter die Verantwortung für regelmässige Führerscheinkontrollen, Fahrerschulungen und Unfallverhütungsvorschriften übernehmen (basierend auf der DGUV Vorschrift 70). Letzteres beinhaltet auch die Fahrzeugprüfung durch einen Sachverständigen (umgangssprachlich UVV genannt) sowie das Fahrpersonal oder eine Fahrerunterweisung. Verstösst der Unternehmer gegen die Vorschriften der Berufsgenossenschaft oder ist der Betrieb nicht vorschriftsmässig, kann nicht nur ein Bussgeld drohen, sondern die Berufsgenossenschaft kann die Leistungen verweigern.
In Österreich hingegen gelten bei der Führerscheinkontrolle andere Ländervorschriften, die das Verfahren anspruchsvoller machen als beispielsweise in Deutschland. So wird nach § 37 Abs. 4 FSG eine Mindeststrafe von 726 € fällig, wenn ein Kraftfahrzeug geführt wird, obwohl die Fahrerlaubnis entzogen oder ein Fahrverbot verhängt wurde. Der Betrag erhöht sich bei wiederholten Verstössen. Neben dem Bussgeld ist eine mögliche Regressforderung der Versicherung im Falle eines Unfalls (Fahrer ohne Fahrberechtigung) ein latentes, finanziell nicht zu unterschätzendes Risiko und Fuhrparkleiter können in Haftung genommen werden, wenn Geschäftsführer die Verantwortung nach §9 VStG an sie delegieren.
In der Schweiz sieht die Rechtsgrundlage ähnlich aus. Auch hier haftet nicht nur der Fahrer beim Führen von Fahrzeugen ohne Führerschein, sondern auch der Flottenverantwortliche, wenn das Fahrzeug dem Arbeitnehmer überlassen wird (Art. 100 Absatz 2 SVG). Die Gesetzliche Grundlage der Führerscheinkontrolle fällt hierbei in der Schweiz unter das Strassenverkehrsgesetz (SVG).
Die Betreuung von Ein- oder Mehrländerflotten erfordert ein umfassendes System von Prozessen zur Kontrolle der Compliance. Dies ist nicht nur im Falle eines möglichen Audits wichtig, sondern auch um die Compliance regelmässig zu überprüfen und zu kontrollieren, um den richtigen Standard für Ihre Flotte zu etablieren. Diese Prozesse umfassen in der Regel die Verwaltung grosser Daten- und Dokumentation Mengen, Kontroll- und Schulungsprogramme, Status- und Risikoanalysen sowie Korrekturmassnahmen.
Flottenmanager sind dafür verantwortlich, Compliance-Systeme und Kontrollmechanismen zu implementieren, um einen besseren Überblick über ihre Flotten zu erhalten und die Compliance entsprechend zu steuern. Viele Flotten werden jedoch immer noch über nicht cloud basierte Tools (wie z. B. Excel) verwaltet. Diese Arbeitsabläufe können zu unzureichenden Datenmanagement und -Fehlern führen und strafrechtliche Konsequenzen für die Flottenmanager nach sich ziehen.
Das Nachverfolgen und Verwalten von Compliance-Themen in mehreren Ländern kann sehr zeitaufwändig sein, vor allem, wenn man es manuell und ohne eine cloudbasierte Lösung macht. Traditionelle Tools wie Excel sind zwar ein sehr beliebtes Werkzeug zur Verwaltung von Fuhrparks, aber sie sind automatisch auch fehleranfälliger und benötigen viel Zeit für die Verwaltung und Befüllung.
Mit einer Flottensoftware wie der von Avrios, werden Flottenmanager bei der Einrichtung von Compliance Prozessen unterstützt. Sie sparen Zeit durch die tägliche Automatisierung von Aufgaben und haben alle wichtigen Daten für Ihre Flotten an einem zentralen Ort gespeichert. Das minimiert Datenfehler und gibt einen besseren Überblick über Fristen und Massnahmen, um die Compliance Ihrer Flotte sicherzustellen.
Regeln und Vorschriften sind in verschiedenen Ländern immer wieder Änderungen unterworfen. Durch den Einsatz einer digitalen Lösung können Sie Umwelt-, Risiko- und Status Analysen erstellen und erhalten einen besseren Überblick über die Anforderungen an Ihren Fuhrpark, so dass Sie schneller auf laufende Veränderungen reagieren können.
Darüber hinaus erfordert die Einhaltung von Vorschriften bei Flotten, die mehrere Länder umfassen, das Verständnis und die Bemühungen des gesamten Unternehmens. Die Schaffung eines Gefühls der Dringlichkeit bei den Mitarbeitern, die Vorschriften zu befolgen, wie z.B. regelmässige Führerscheinkontrollen oder Fahrertrainings, hilft den Flottenmanagern, sicherzustellen, dass die Anforderungen rechtzeitig erfüllt werden und die Flotten in Ordnung sind. (rk/pd)
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