Text: Christoph G. Kamber

Es ist sehr fordernd, die TCOs zu berechnen. Wie sieht es aber mit den Gesamtkosten aus? Was sind Gesamtkosten? Was zählt dazu? Aus unternehmerischer Sicht bedingt die Kostenberechnung einer Fahrzeug-Flotte oder einzelner Fahrzeuge, dass sämtliche Kostenarten betrachtet werden. Wer engagiert sich für die Fahrzeuge, respektive wer leistet einen Beitrag?

«Die übrige Arbeit ist ohnehin wichtiger»

Oftmals höre ich, dass die Mitarbeitenden, welche zum Beispiel Rechnungen kontieren oder Daten in Systemen erfassen, ja sowieso da sind. Oder dass Flottenmanager ja nur zu 30% für die Fahrzeuge da seien und die übrige Arbeit ohnehin gewichtiger sei, deshalb sei ein Kostensplitt nicht wichtig.

Auf die Frage, ab welcher Flottengrösse ein Manager sinnvoll ist, werden Zahlen zwischen 20 und 50 Fahrzeuge genannt. Auf die Nachfrage, mit wieviel Stellenprozente denn für die Anzahl Fahrzeuge gerechnet werden sollten, bekam ich keine Antwort. Spannend sind auch Gespräche über die Bedeutung, respektive die Aufgabe von Flotten Management.

Aus meiner Sicht geht es um die nachhaltige Sicherstellung der betriebsnotwendigen Fahrzeug-Mobilität. Entlang dem Lebenszyklus von Fahrzeugen sind mehr Personen als "nur" der Fleet Manager involviert, sie erbringen Leistungen und "verursachen" im Unternehmen Kosten.

Planung beginnt mit strategischer Entwicklung

Entsprechend beginnt die Planung mit der strategischen Entwicklung des Unternehmens. Wie wird sich der Fahrzeugbedarf in den kommenden Jahren entwickeln? Welche Fahrzeuge benötigt das Unternehmen, um seine Leistungen zu erbringen? Was sind die Rahmenbedingungen aus der Vision und Mission des Unternehmens hinsichtlich Umwelt? Weiter muss die Fahrzeugmarkt-Entwicklung analysiert werden. Besonders in der aktuellen Veränderung. Hierbei handelt es sich um Aufgaben, welche nicht delegiert werden können.

Dasselbe gilt für die Sicherstellung der Fahrzeugverfügbarkeit. Wie wird sichergestellt, dass jederzeit genügen und vor allem auftragsspezifische Fahrzeuge zur Verfügung stehen? Können zum Beispiel Fahrzeuge mit Innenausbauten durch handelsübliche Fahrzeuge ersetzt werden, wenn auch nur vorübergehend? Muss das Unternehmen eigene Reservefahrzeuge bereitstellen, um die Aufträge erfüllen zu können oder können solche gemietet werden?

Benchmark geht weit über TCO hinaus

Ab hier kann von Fahrzeugzusatzkosten wie Garagierung, Treibstoff / Energie, Reinigung, Assistance und vom Overhead: Personal, Infrastruktur, Informatik und Kommunikation gesprochen werden. Erst dann ist klar, wie viele Fahrzeuge in welchem Zeitraum zur Verfügung stehen müssen. Und erst ab diesem Zeitpunkt sind ernsthafte Vergleiche möglich.

Benchmarking in Flotten ist sehr komplex und geht weit über die TCO’s hinaus. Es ist sehr befruchtend mit anderen Flottenbetreibern derselben Branche zu sprechen und einzelne Kosten und Prozesse zu vergleichen. Entscheide, Leistungen selbst zu erbringen oder outzusourcen fallen, mit dem Wissen um die betrieblichen Notwendigkeiten, einfacher. Für Risiken und Nebenwirkungen gibt es keine Packungsbeilage, aber sehr gute Nutzwertanalyse-Tools.