Rechtsfrage: Was muss bei der Einführung von Telematiksystemen beachtet werden?

Text: Regina Arquint, Rechtsanwältin & Datenschutzexpertin, BÜHLMANN KOENIG & PARTNER

Der Flottenmanager ist nun mit der Frage konfrontiert, welche Grundlagen erfüllt werden müssen, um die Daten zu erheben.

1. Personendaten

Bei Telematik-Systemen ist in der Regel bekannt, welche Informationen sich auf welches Fahrzeug beziehen und welcher Arbeitnehmer dieses Fahrzeug nutzt. Die erhobenen Informationen gelten deshalb grundsätzlich als Personendaten, und die Nutzung des Systems unterliegt neben dem Arbeitsrecht auch dem Datenschutzgesetz.

2. Schutz des Arbeitnehmers vor Überwachungs- und Kontrollsysteme

Der Arbeitgeber darf nur Daten über den Arbeitnehmer bearbeiten, wenn sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind (Art. 328b OR). Dieser Persönlichkeitsschutz wird zusätzlich konkretisiert, indem die Arbeitnehmer gegen die Verhaltensüberwachung mittels Überwachungs- und Kontrollsysteme geschützt werden (Art. 26 ArGV 3). Ein Telematik-System erfüllt die Voraussetzungen eines solchen Überwachungs- und Kontrollsystems. Solche Systeme sind verboten, wenn sie zum Zweck der Verhaltensüberwachung eingesetzt werden. Hingegen darf ein Telematik-System eingesetzt werden, wenn es aus Betriebsinteressen des Arbeitgebers verhältnismässig ist. Es ist somit von Bedeutung, für welche Zwecke der Arbeitgeber ein Telematik-System einsetzen möchte. Ob und inwieweit die mit dem Einsatz eines solchen Systems verbundenen Datenerhebungen und -verarbeitungen zulässig sind, hängt von den jeweiligen Betriebsinteressen ab, was von Fall zu Fall beurteilt werden muss.

3. Zulässige vs. unzulässige Überwachung

Als Betriebsinteressen des Arbeitgebers gelten die Sicherheit der Arbeitnehmer oder der Betriebsgüter (wie der Flotte), die Leistungsüberwachung, die Qualitätskontrolle, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder die Planung, Optimierung und Effizienzsteigerung des Betriebsablaufs, wie bspw. Personaleinsatz, Berechnung optimaler Transportrouten oder Angabe von genaueren Ankunftszeiten. Die grösste Schwierigkeit bei der Beurteilung der Zulässigkeit besteht darin, dass eine scharfe Abgrenzung zwischen (erlaubter) Leistungsoder Sicherheits- und (unerlaubter) Verhaltensüberwachung nur schwer möglich ist. Zum einen hängen Leistung und Verhalten oft stark voneinander ab. Zum anderen sind Telematik- Systeme generell dazu geeignet, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, selbst wenn es im konkreten Fall dafür gar nicht eingesetzt werden soll. Hinzu kommt, dass eine persönliche Auswertung von verhaltensbezogenen Daten grundsätzlich nur ausnahmsweise zulässig ist, nämlich wenn ein begründeter Verdacht einer Straftat oder einer schwerwiegenden Verletzung von internen Weisungen besteht.

4. So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Bevor ein Telematik-System implementiert wird, ist die Verhältnismässigkeit zu prüfen. Die Interessen des Arbeitgebers am Telematik-System müssen in einem vernünftigen Verhältnis zu den Auswirkungen der Datenerhebung auf die Arbeitnehmer stehen. Je gewichtiger die Interessen des Arbeitgebers für seine Existenz sind, desto mehr ist erlaubt, und umgekehrt. So wird eine geringe Verbesserung bei der Berechnung der Ankunftszeiten in der Regel keine Lokalisierungsmöglichkeit

der Fahrzeuge rechtfertigen, eine erhebliche Kostensenkung für die Fahrzeugflotte in der Regel schon. Zu prüfen ist auch immer, ob das Betriebsinteresse nicht auf andere Weise sichergestellt werden könnte. Gestützt auf den Grundsatz der Datenminimierung/-sparsamkeit ist der Arbeitgeber verpflichtet, wenn immer mit vertretbarem Aufwand möglich, die Daten in anonymisierter oder aggregierter Form zu erheben. So dürfte das Interesse des Arbeitgebers in vielen Belangen, gerade wenn es um die Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung geht, viel mehr auf eine Auswertung des Gesamtverhaltens einer bestimmten Mitarbeiterkategorie gerichtet sein (sog. Reports), als auf eine personenbezogene Auswertung jedes einzelnen Arbeitnehmers dieser Kategorie. Ebenfalls zu prüfen ist, ob es überhaupt nötig ist, die Daten zu speichern, und wenn ja, für wie lange die Daten gespeichert werden müssen. So wären beispielsweise für einen Notfalleinsatz, bei dem das Aufrufen der geografischen Lage nur im aktuellen Moment von Bedeutung ist, Speicherfristen von kurzer Dauer gerechtfertigt (wenn eine Speicherung überhaupt nötig ist), während in anderen Fällen, wo es bspw. Um gesetzliche Dokumentationspflichten geht, längere Speicherfristen vorzusehen wären.

5. Unzulässige Datenerhebung bei der privaten Nutzung

In jedem Fall unzulässig wäre eine Datenerhebung bei der privaten Nutzung des Fahrzeuges, wie dies auch aus einem jüngeren Entscheid des Arbeitsgerichts Zürich vom 20. August 2019 hervorgeht. Dem könnte damit begegnet werden - so auch das Arbeitsgericht Zürich – indem bspw. das Telematik-System so konzipiert wäre, dass ein Ein -und Ausschalten des Telematik- Systems durch den Arbeitnehmer möglich wäre oder die GPS-Überwachung automatisch zu gewissen Zeiten ausgeschaltet würde.

6. Beurteilung im Einzelfall erforderlich

Die Zulässigkeit der geplanten Datenbearbeitung hängt wesentlich vom Einzelfall ab, und muss von Fall zu Fall beurteilt werden. Problematisch wäre es, wenn alle technischen Fahrzeugdaten wie auch der geographischen Navigationsdaten mit Bezug auf einzelne Arbeitnehmer live mitverfolgt oder im Nachhinein ausgewertet werden, die für einen wesentlichen Teil ihrer Tätigkeit auf das Dienstfahrzeug angewiesen sind, deren ständige Überwachung jedoch nicht aus Sicherheitsgründen (wie z.B. bei einem Geldtransport) oder zur Notfallplanung (bei einer Ambulanz) erforderlich ist. Ebenfalls problematisch und unverhältnismässig wäre eine Aufzeichnung/Speicherung sowohl der Echtzeit-Daten von Arbeitnehmer, bei denen die Planungseinsätze ohnehin im Voraus klar festgelegt sind. Diese Methoden kämen einer Dauerüberwachung und Datensammlung auf Vorrat gleich, was zu einem permanenten Kontrolldruck führen würde und unzulässig wäre. Ebenfalls als unzulässig zu werten wäre eine ständige Auswertung der gefahrenen Kilometer zwecks Durchführung von Servicearbeiten. Es würde genügen, wenn eine Auswertung erst nach Erreichen einer bestimmten Anzahl Kilometer bspw. mittels einer Benachrichtigung oder einer Leuchtanzeige am Gerät erfolgt. Hingegen wäre eine Echtzeit-Übermittlung der technischen Fahrzeugdaten und der geografischen Ortung beim Transport eines hochexplosiven Gutes eher zu rechtfertigen. Ebenfalls als gerechtfertigt erscheint die Geschwindigkeitsaufzeichnung sowie eine LiveÜbermittlung der Standortdaten eines Ambulanzfahrzeuges. Ebenfalls als zulässig zu werten wäre bspw. das Aufrufen der aktuellen geographischen Lage eines Mitarbeiters eines Serviceunternehmens, um bspw. nahegelegene, unvorhersehbare Einsätze effizient zu disponieren. Auch bei der Auswertung des Beschleunigungs- und Bremsverhaltens ist Vorsicht geboten. Zwar könnte deren Erfassung für die Fahrweise in Zukunft relevant werden, damit der Arbeitgeber eine sichere und/oder ökonomische Fahrweise seiner Mitarbeiter verbessern kann. Dazu dürfte aber eine über den ganzen  Betrieb aggregierte Auswertung dieser Daten ausreichen. Um eine unzulässige Verhaltensauswertung zu verhindern, wäre empfehlenswert, die HR-Abteilung wie auch den Vorgesetzten vom Zugriff dieser Daten auszuschliessen und den Zugriff nach dem Need-to-Know Prinzip mittels Benutzer- und Zugriffskontrollen auf einen engen Personenkreis zu beschränken. Werden die Standorte etwa zwecks Einsatzdisponierung erfasst, reicht es, wenn die Personen Zugriff haben, welche diese Disponierung vornehmen.

7. Einhaltung der üblichen, allgemeinen Pflichten aus dem Datenschutzrecht

Abschliessend ist darauf hinzuweisen, dass der Arbeitgeber die allgemeinen Pflichten aus dem Datenschutzrecht einzuhalten und zu prüfen hat. Dazu gehören insbesondere die Informationspflicht gegenüber den Arbeitnehmern, der Abschluss eines Datenverarbeitungsvertrages beispielsweise bei cloudbasierten Telematik- System-Lösungen, die Gewährleistung der Datensicherheit und angemessenen Sicherheitsgarantien bei Datenübermittlungen an Drittstaaten, die Umsetzung von angemessenen Speicher- und Löschfristen der Personendaten, die Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung wie die Erstellung eines Verzeichnisses der Datenbearbeitungen. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass es enorm wichtig ist, dass die Zwecke der Datenbearbeitung durch den Arbeitgeber klar definiert und dokumentiert sind sowie in transparenter und angemessener Weise kommuniziert werden. Ferner ist es empfehlenswert, die Daten in anonymisierter Form zu erheben und zu bearbeiten. Wenn eine persönliche Auswertung der Daten aus betrieblichen Interessen unumgänglich ist, ist dies in der Regel zulässig, wenn das Mittel zur Zielerreichung geeignet und nach dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit so schonend wie möglich auf Grundlage einer einzelfallbezogenen Beurteilung für jede Datenkategorie eingesetzt wird, welcher jedoch nicht in einer Verhaltensüberwachung der Arbeitnehmer bestehen darf.

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